招标管理系统

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现代大型企业或政府机构为了最大程度地保证公司和投资者利益,通过事先公布采购条件和要求,众多的投标人按照同等条件进行竞争,将采购活动置于透明的环境之中,来保证招标项目获得最佳的质量和成本。 尽管企业信息化的发展已经到了一定的程度,当前不少公司仍然采用手工或电子文档的方式进行招标管理,普遍存在效率不高,沟通成本高昂,风险控制复杂等问题。 其管理核心是招标项目,围绕招标项目进行一系列的管理工作,保证招标项目的完整有序高效进行。 招标管理阶段 在实际的招标管理中,招标管理具体分为五个阶段来执行: 招标立项阶段:业务部门提出采购申请,主管部门依据制度确定招标申请并报领导审批。 招标准备阶段:建立招标项目,完善招标文件,制定招标计划。 招标预审阶段:依据招标要求,初步筛选投标人。(此阶段在有些情况可以不进行。) 招标评审阶段:依据招标计划,成立评标专家组,召开评标会议对投标人提供的投标资料进行评审,最终形成招标结果,选定中标人。 招标合同谈判阶段:与最终中标人进行合同谈判。此过程可以用标准的合同管理过程管理。 系统平台 在对招投标业务进行深入分析的基础上,需要搭建协同管理平台,进而构建协同招标管理系统,包含如下平台: 业务平台:为业务数据提供录入维护平台,支持多种查询方式和多种关联方式查看业务数据。 协同平台:系统提供审批会签、业务共享、业务催办、业务审核等实现协同办公。 权限管理平台:贯穿所有的业务模块,细致管理用户的各种操作权限,支持按角色快速配置大批量用户。 预警平台:对重要事项进行到期提醒,依据运行规则自动产生提醒。 报表平台:对系统内业务数据进行加工处理,按照用户的要求呈现或打印。 主要业务模块 供应商管理:管理所有的参加投标的供应商。并进行评价。 专家管理:建立完善的候选专家库功能。建立动态的专家考评机制,保证评标质量,将不合格的专家及时排出合格专家队伍。建立专家培训机制,确保专家及时跟进企业招标管理的需要。 招标立项申请:业务单位依据公司的管理制度,在招标采购前先拟定招标立项申请,在领导审批同意后,正式成立招标项目。 招标项目信息:一旦决定招标,即形成招标项目,后续的工作均属于招标项目的过程与环节。招标项目状态要随招标进行的阶段动态变化。 招标项目计划:依据招标目标,明确各个阶段、各个环节、个性工作的时间、需要的人员、需要的其他资源,形成详细的项目计划,指导后面的招标各项工作。 招标项目组:依据制度和计划,成立项目组,每个成员承担明确的责任和工作。 招标文件:依据公司制度,结合项目计划,相关员工协同编制形成完整的招标文件。 招标公告、招标邀请:依据公司制度采用公开招标方式或邀请招标的形式,告知潜在的投标人。 招标联系记录:详细记录与投标人、其他相关人的联系情况。 招标会议记录:记录招标项目组的内部会议情况。 投标文件:投标人在依据招标要求发送的文件被项目组接受后,记录到投标文件中。 评标专家组:依据公司制度,在合适的时间,确定专家组,通知专家参加评标会议。 评标会议记录:记录评标会议的详细情况。 评分管理:评标专家依据评分标准,给出专家的评分,最终汇总各位专家的意见形成最终得分。 评标报告:依据专家评分及招标小组的意见,形成最终评标报告。 合同管理:确定招标人后,双方进行合同谈判,确定合同文本,在合同草案审批后转为正式合同,制定履行计划与结算计划。
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